Как в СБИС подать сведения о приеме на работу

Приём нового сотрудника — важный этап для любой компании. В этой статье мы разберём пошагово, как правильно оформить приём на работу в системе СБИС, начиная от создания приказа о приёме и заканчивая отправкой отчёта в Социальный фонд.

1. Переход в раздел «Кадровый учёт»: Откройте систему СБИС и перейдите в раздел «Кадровый учёт», где хранится вся информация о сотрудниках.
2. Выбор вкладки «Документы»: На вкладке «Документы» вы найдёте все необходимые для кадрового учёта документы, в том числе и приказ о приёме на работу.
3. Создание нового документа: Нажмите на кнопку «Создать» (обычно она обозначена плюсом или пиктограммой документа) и выберите из выпадающего списка "Приём/Приём на работу".
4. Проверка данных: Внимательно проверьте дату составления приказа и номер, который система присвоила документу. Убедитесь, что эти данные соответствуют действительности.

С 2023 года компании и ИП обязаны отправлять в Социальный фонд России (СФР) отчёт ЕФС-1 при приёме на работу каждого нового сотрудника. Это касается не только трудовых договоров, но и договоров гражданско-правового характера (ГПХ), а также внешних и внутренних совместителей. СБИС позволяет легко сформировать и отправить этот отчёт:

1. Переход в раздел «Пенсионный»: В системе СБИС найдите раздел «Пенсионный», который отвечает за взаимодействие с Социальным фондом.
2. Создание отчёта: Нажмите «Добавить» и выберите «Отчет». В открывшемся списке найдите форму «СЗВ-ТД Сведения о трудовой деятельности работников» и создайте новый отчёт.
3. Добавление сведений о трудовой деятельности: Перейдите в раздел «Сведения о трудовой деятельности» и нажмите «Добавить».
4. Выбор сотрудника и заполнение сведений: Укажите сотрудника, о приёме которого необходимо сообщить в СФР. Нажмите «Добавить» и внесите все необходимые данные о работнике, включая информацию о его трудовой функции.
5. Проверка и отправка отчёта: Перед отправкой отчёта нажмите кнопку «Проверить», чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если всё заполнено верно, нажмите «Отправить».

Для корректной работы с системой и формирования отчётности важно правильно заполнить карточку сотрудника:

1. Открытие карточки сотрудника: Найдите в системе СБИС раздел «Сотрудники» и откройте карточку нужного вам сотрудника.
2. Редактирование данных: Нажмите кнопку «Изменить» и перейдите на вкладку «Зарплата» в раздел «Личные данные».
3. Заполнение основных сведений: Укажите дату и место рождения сотрудника, адрес его регистрации по месту жительства. Выберите налоговый статус (резидент или нерезидент РФ).
4. Ввод паспортных данных и СНИЛС: Введите серию и номер паспорта, кем и когда он выдан. Укажите СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта.
5. Добавление ИНН: Введите ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика, если он известен.

1. Переход в раздел «Сотрудники»: Откройте систему СБИС и перейдите в раздел «Сотрудники».
2. Создание новой карточки сотрудника: Нажмите кнопку "+" и выберите «Сотрудник».
3. Ввод основных данных: Введите ФИО сотрудника, его контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты), укажите подразделение, в котором он будет работать, и его должность.
4. Загрузка фотографии: Для загрузки фотографии сотрудника нажмите кнопку «Добавить».

1. Выбор действия «Принять на работу»: Откройте карточку нужного сотрудника, нажмите кнопку с тремя точками или стрелкой вниз и выберите действие «Принять на работу».
2. Автоматическое заполнение данных: ФИО, контактные данные и фотография заполнятся автоматически из карточки сотрудника.
3. Предоставление доступа в систему: При необходимости предоставьте сотруднику доступ к системе СБИС, чтобы он мог самостоятельно знакомиться с документами и информацией.
4. Сохранение данных: Нажмите кнопку «Сохранить». Сотрудник получит на свой адрес электронной почты приглашение для авторизации в системе.
5. Оформление приёма на работу: После того как сотрудник пройдёт авторизацию, оформите его приём на работу, создав соответствующий приказ.

Существует несколько способов подачи отчёта СЗВ-ТД в Социальный фонд России:

• Электронный способ: Самый удобный и быстрый способ. Для отправки отчёта в электронном виде необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭЦП).
• Личное посещение отделения СФР: Можно распечатать заполненный отчёт и подать его лично в отделение Социального фонда по месту регистрации работодателя.
• Отправка по почте: Допустимо отправить отчёт СЗВ-ТД по почте ценным письмом с описью вложения.

• Регулярно обновляйте данные: Актуализируйте информацию о сотрудниках в системе СБИС, чтобы избежать ошибок при формировании отчётности.
• Используйте возможности СБИС: Система СБИС предлагает множество полезных функций для кадрового учёта. Изучите их, чтобы оптимизировать свою работу.
• Обращайтесь в службу поддержки: Если у вас возникли трудности с использованием системы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки СБИС.

• Обязательно ли использовать СБИС для оформления приёма на работу?

Нет, использование СБИС не является обязательным. Однако эта система значительно упрощает кадровый учёт и взаимодействие с государственными органами.

• Что делать, если в СБИС допущена ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в уже отправленном отчёте, необходимо как можно скорее сообщить об этом в Социальный фонд и предоставить корректные данные.

• Можно ли отправлять отчёт СЗВ-ТД по электронной почте?

Нет, отправлять отчёт СЗВ-ТД по электронной почте нельзя. Для этого необходимо использовать электронный документооборот с электронной подписью или обратиться в СФР лично.

• Где найти инструкцию по использованию СБИС?

Подробную инструкцию по использованию системы СБИС можно найти на официальном сайте разработчика.