Как отправить файл в СБИС

Система СБИС стала незаменимым инструментом для бизнеса, позволяя обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде. Отправка файла — базовая операция, освоив которую, вы сможете с легкостью управлять электронным документооборотом. В этой статье мы разберем все нюансы отправки файлов в СБИС, начиная с простых действий и заканчивая продвинутыми настройками.

1. 👣 Шаг за шагом: отправляем файл в СБИС
2. 📧 Отправка писем с файлами
3. 🗂️ Форматы файлов для ЭДО в СБИС
4. 🔍 Как отправить скан документа
5. 🔄 Отправка документов из 1С в СБИС
6. 🤝 Отправка документа на подпись контрагенту
7. ⚙️ Настройка шаблонов отправки документов
8. 🚀 Советы по работе с файлами в СБИС
9. 💡 Заключение
10. ❓ FAQ

👣 Шаг за шагом: отправляем файл в СБИС

Представьте, вам нужно отправить контрагенту договор или счет. Алгоритм действий предельно прост:

1. Авторизуйтесь в системе СБИС. Используйте свой логин и пароль для входа в личный кабинет.
2. Перейдите в раздел «Документы». Обычно он расположен в главном меню системы.
3. Выберите подраздел «Исходящие». Здесь хранятся все документы, которые вы отправляете своим контрагентам.
4. Нажмите кнопку «+» (Создать). Система предложит вам выбрать тип создаваемого документа.
5. Укажите тип документа. В зависимости от ситуации это может быть «Реализация», «Счет-фактура», «Акт» и т.д.
6. Заполните все необходимые поля. Внимательно проверьте данные контрагента, сумму, дату и другие важные детали.
7. Прикрепите файл. Нажмите кнопку «Добавить файл» и выберите нужный документ на вашем компьютере. СБИС поддерживает большинство распространенных форматов, включая PDF, DOCX, XLSX и XML.
8. Подпишите документ электронной подписью. Для этого вам понадобится квалифицированный сертификат электронной подписи.
9. Нажмите кнопку «Отправить». Документ будет отправлен вашему контрагенту по защищенным каналам связи.

📧 Отправка писем с файлами

Помимо формализованных документов, через СБИС можно отправлять и обычные письма с прикрепленными файлами:

1. Перейдите на вкладку «Письма» в разделе «Документы/Исходящие».
2. Нажмите кнопку «+» и выберите «Письмо».
3. Укажите получателя. Это может быть как организация, так и конкретный сотрудник.
4. Введите тему и текст письма.
5. Прикрепите файлы к письму, используя кнопку «Добавить файл».
6. Нажмите кнопку «Отправить».

🗂️ Форматы файлов для ЭДО в СБИС

СБИС поддерживает различные форматы файлов, но для электронного документооборота (ЭДО) чаще всего используются:

• XML (Extensible Markup Language): универсальный формат, специально разработанный для обмена структурированными данными. В СБИС XML используется для передачи счетов-фактур, актов, накладных и других формализованных документов.
• PDF (Portable Document Format): удобный формат для просмотра и печати документов, обеспечивающий неизменность форматирования. В СБИС PDF часто используется для отправки договоров, спецификаций, счетов на оплату и других документов, не требующих строгой структурированности данных.

🔍 Как отправить скан документа

Иногда возникает необходимость отправить скан-копию бумажного документа. Сделать это можно так:

1. Отсканируйте документ и сохраните его на своем компьютере в формате PDF или JPG.
2. В СБИС создайте новый документ или письмо, к которому хотите прикрепить скан.
3. Нажмите кнопку «Добавить файл» и выберите отсканированный документ на своем компьютере.
4. Отправьте документ обычным способом.

🔄 Отправка документов из 1С в СБИС

Многие компании используют связку 1С + СБИС для автоматизации документооборота. Вот как отправить документ из 1С в СБИС:

1. Создайте и проведите документ в 1С.
2. Нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Отправить через СБИС».
3. В открывшемся окне нажмите «Отправить».
4. Проверьте статус отправки в разделе «Отправленные».

🤝 Отправка документа на подпись контрагенту

СБИС позволяет отправить документ контрагенту на подпись:

1. Откройте нужный документ в СБИС.
2. Нажмите кнопку «Обсудить».
3. Выберите сотрудника, которому нужно отправить документ на подпись.
4. Напишите сопроводительный текст.
5. Наведите указатель на «Подписать документы» и нажмите «Запросить подпись».

⚙️ Настройка шаблонов отправки документов

Для оптимизации работы настройте шаблоны отправки:

1. Перейдите в раздел «Шаблоны отправки» (путь может отличаться в зависимости от конфигурации СБИС).
2. Нажмите кнопку «Создать шаблон».
3. Введите название шаблона.
4. Укажите, какими способами можно отправлять документы по этому шаблону (например, по ЭДО, по email).
5. Заполните текст письма, добавьте элементы оформления.
6. Сохраните шаблон.

🚀 Советы по работе с файлами в СБИС

• Проверяйте размер файлов: СБИС ограничивает максимальный размер отправляемых файлов.
• Используйте архиваторы: если нужно отправить несколько файлов, запакуйте их в архив (ZIP, RAR).
• Контролируйте статус отправки: после отправки документа отслеживайте его статус в системе.

💡 Заключение

Отправка файлов в СБИС — простая и удобная процедура, которая значительно упрощает электронный документооборот. Используйте возможности СБИС на полную мощность и оптимизируйте работу с документами в вашей компании!

❓ FAQ

• Вопрос: Какие форматы файлов поддерживает СБИС?
• Ответ: СБИС поддерживает большинство распространенных форматов, включая PDF, DOCX, XLSX, XML, JPG, PNG.
• Вопрос: Как отправить большой файл?
• Ответ: Запакуйте файл в архив или воспользуйтесь облачными хранилищами.
• Вопрос: Что делать, если получатель не получил файл?
• Ответ: Проверьте статус отправки в СБИС и свяжитесь с технической поддержкой.